Wie du dich im Alltag organisieren kannst und deine Aufgaben erledigt bekommst

Familie, Job, Privatleben - es gibt kaum eine Woche, in der alles nach Plan läuft. Das Leben ist einfach viel zu turbulent, um alle Eventualitäten zu berücksichtigen. Das macht es spannend, ist aber in besonders stressigen Zeiten ermüdend. Um so wichtiger ist es, den Alltag zu organisieren.

Ich bin es schon seit dem Studium gewohnt, vieles gleichzeitig zu jonglieren, da ich neben den Vorlesungen gearbeitet habe und vielleicht auch die ein oder andere Party mitgenommen habe. Als Mutter wurden die Aufgaben nicht weniger (die Partys allerdings schon). Und so stehe ich jede Woche vor der Herausforderung, alle Aufgaben zu erledigen, die Familie und Job mit sich bringen. In diesem Blogpost verrate ich dir Zeitmanagement Tipps, wie auch du deinen Alltag organisieren kannst und die vielen To-Dos unter einen Hut bekommst.

Mit diesen tipps wirst du deinen Alltag organisieren können

#1: Schreibe alles Auf

Schluss mit dem ewigen Gedankenkarussell! Schreibe alle auf, was dir durch den Kopf geht: Egal ob Aufgaben, Ideen oder Sorgen. Ich tendiere dazu, mir viel zu viele Gedanken darüber zu machen, was ich noch tun und besorgen muss, wann ich einkaufen gehe, was in der Schule ansteht; denke über Probleme und Sorgen nach. Bei dem ganzen Lärm in meinem Kopf, beruhigt es mich, wenn ich die Aufgaben aus meinem Kopf einfach rausschreibe. Die To-Do-Liste soll nicht beweisen, wie busy du bist, sondern eher eine therapeutische Wirkung haben. Glaub mir, du tust dir selber einen großen Gefallen damit.

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#2: Entscheide dich ob Digital oder Analog

Eine der häufigsten Fragen an mich ist, ob ich für meine Planung Papier oder Apps nutze. Das ist eine Entscheidung, die du für dich treffen musst. Aber ich erzähle dir gerne kurz, wie ich vorgehe. 

Ich brauche ganz eindeutig Papier, um meinen Alltag zu strukturieren. Ich habe verschiedenen Apps ausprobiert, die mich durchaus überzeugt haben. Zu mehr Produktivität haben sie mich aber nicht bewogen. Ich brauche einen hübschen Zettel auf meinem Schreibtisch, in den ich handschriftlich meine To-Dos eintragen und (viel wichtiger) abhaken kann.

Fällt mir unterwegs etwas ein, füge ich es der Notizen-App auf dem iPhone hinzu. Am Abend übertrage ich aber alles wieder auf Papier. Probier hier ruhig ein wenig aus, bevor du dich festlegst. 

#3: Delegiere und streiche Aufgaben

Wenn deine To-Do-Liste mehr Aufgaben hat, als du realistischerweise erledigen kannst, solltest du Aufgaben delegieren oder streichen. Es macht einfach keinen Sinn, sich zu viel zuzumuten. Das frustriert und macht unglücklich. Sei nicht zu streng zu dir und lege den Perfektionismus ab. Mein Motto lautet hier: "Done is better than perfect."

#4 Plane Aufgaben in deinen kalender ein

Es ist wichtig, sich einen Überblick über alle Aufgaben zu holen. Die Wahrscheinlichkeit, dass du deine Aufgaben erledigst, ist um ein vielfaches höher, wenn du die To-Dos in deinen Tag einplanst. Je nach Stresslevel solltest du dir einen Tages-, Wochen- oder Monatsplan erstellen und deine Aufgaben festen Zeitfenstern zuordnen. 

Ich verwende dafür die Vorlagen aus diesem Produktivitätsplaner. Du kannst dafür auch einen digitalen Kalender verwenden. Wichtig ist, dass du die Aufgaben einträgst und damit deine To-Dos der Woche auf Autopilot setzt. 

#5 Vergiss dich selber nicht

Mach bitte nicht den Fehler, den ich anfangs immer gemacht habe: Setz dich nicht unter Druck und plane ausreichend Pausenzeiten ein. Ein strukturierter Plan ist etwas Gutes - eine Unterstützung, um deinen Alltag zu meistern. Plane deshalb realistisch.

Im Kalender siehst du schwarz auf weiß, wie dein Tag verläuft. Du arbeitest zu viel und hast kaum Zeit für dich? Pass den Plan an - für dich, deine Gesundheit und deine Selbstfürsorge.

Und wenn es dein Zeitplan zulässt, dann plane etwas schönes für deine Selbstfürsorge mit ein. Eine halbe Stunde am Tag, um zu lesen, oder 15 Minute für eine entspannende Beauty-Routine. 

#6 Schau jeden Morgen über deine Aufgaben

Machen wir uns nichts vor: Wir können unsere Zeit noch so gut planen - bis uns das Leben einen Strich durch die Rechnung macht. Schau dir deinen Zeitplan deshalb jeden Morgen kurz an und nimm bei Bedarf Anpassungen vor. In der Regeln kann man am Morgen ganz gut absehen, wie der Tag verlaufen wird.

#7 Bleib am Ball

Beim ersten Mal dauert es vielleicht etwas länger als geplant, den Alltag zu strukturieren. Wenn du diesen Prozess ein paar Mal durchlaufen hast, wird es dir sehr viel schneller von der Hand geben bis sich schließlich eine Routine einstellt.

Die Zeit, die du darauf verwendest, um deinen Tag zu strukturieren, wirst du im Laufe der Woche wieder reinholen, da du die To-Dos automatisch abarbeiten kannst - ohne darüber nachdenken zu müssen. Du folgst einfach deinem Plan.

Und der beste Nebeneffekt: Du reduzierst deinen Mental Load enorm, da du die Aufgaben aus deinem Kopf auf Papier geschrieben hast. Und das ist ein ungemein gutes Gefühl.

Warum auch du deinen Alltag organisieren solltest

Um unsere Aufgaben zu schaffen, müssen wir zunächst in uns gehen und alles aus unserem Kopf herausschreiben. Bring deine Gedanken zu Papier, strukturiere die Aufgaben und schreibe sie in einen bereinigten und gut organisierten Wochenplan, den du nur noch abzuarbeiten brauchst. 

Ich nutze hierfür die Vorlagen dieses Produktivitätsplaners, die gerade im SALE sind: