Papiere organisieren: So bringst du System in das Papierchaos

Briefe, Rechnungen, Kataloge, Werbung, Kontoauszüge, Zeitschriften, Schulunterlagen, Kunstwerke der Kinder - die Fülle an Papier, mit der wir tagtäglich konfrontiert sind, kann einem den Atem rauben. Kein Wunder, dass sich viele so schwer damit tun, wenn es ums Papiere organisieren geht. Ich zum Beispiel hatte bis zur Geburt meines Sohnes meine Papierablage gut im Griff. Doch dann geriet alles außer Kontrolle: Es mussten zig Anträge gestellt werden und es trudelten Glückwunschkarten, Werbepost, Zeitschriften und allerhand anderer Papiere ins Haus. Zu diesem Zeitpunkt hatte ich aber gar keinen Nerv auf Papierkram und habe die meisten Unterlagen einfach in eine Kiste geworfen. Es hat ganze zwei Jahre gedauert, bis ich mich dem Papierchaos gestellt habe. Da das Organisieren von Papieren sehr umfassend ist, habe ich mich dazu entschieden, eine Serie daraus zu machen und werde einmal wöchentlich einen Blogpost zu dem Thema veröffentlichen. In diesem Post geht es darum, wie du ein System schaffst, um alle eingehenden Unterlagen sofort zu organisieren.

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Teil 1: Du brauchst ein System für Eingangspost

Wo fängt man am besten an, wenn sich Papierhaufen angesammelt haben? Diese Frage wurde mir in letzter Zeit häufiger gestellt. Meiner Meinung nach ist es im ersten Schritt am wichtigsten, ein System für alle eingehenden Unterlagen zu erstellen. Damit hast du zwar deine Papierberge noch nicht reduziert, aber zumindest ein System geschaffen für alle Papiere, die du erhältst. Das bringt ein schnelles Erfolgserlebnis, denn: Ohne System werden die Papierhaufen nur größer und größer. Und je mehr Papier sich in Ordnern, Pappkartons, Schubladen oder Plastikablagen sammelt, desto schwieriger wird es, diese Unterlagen zu organisieren.

Hier kommen meine besten Tipps, mit denen ich mich erfolgreich organisiere: 

Lege einen Raum fest

Ein festgelegter Raum zum Organisieren deiner Papiere ist aus folgendem Grund wichtig: An je mehr Orten Papier verstreut ist, umso höher die Wahrscheinlichkeit, dass Unterlagen verloren gehen. Versuche deshalb, alle Unterlagen in einem Raum aufzubewahren und diese auch nur dort zu bearbeiten. Theoretisch kann das jeder Raum sein. In der Praxis möchte ich dir aber stark davon abraten, deine Unterlagen in der Küche zu organisieren. Warum? In der Küche ist den ganzen Tag über etwas los. Es wird gekocht, gegessen, sich unterhalten, aufgeräumt, geputzt, et cetera. Dokumente in der Küche zu sammeln und zu sortieren, würde noch mehr Arbeit in der Küche bedeuten. Lagere diese Arbeit lieber an einen ruhigen Ort aus. Wir haben uns zum Beispiel im Schlafzimmer eine kleine Büroecke eingerichtet. 

Erstelle ein Ordnungssystem 

Nachdem du einen Raum für deine Papierablage gefunden hast, brauchst du jetzt noch einen Ort, an dem du deine Unterlagen sammelst. Dafür eignet sich eine Schubladenbox mit 3 Fächern. Ich selber nutze diesen Ordnungshelfer*, den ich mir vor Jahren einmal bei IKEA gekauft habe. Wenn du bereits eine Ablagemöglichkeit zu Hause hast, dann nimm diese. Wenn nicht, kann ich dir diese Ordnungssysteme empfehlen: 

Nun beschriftest du die Fächer wie folgt:

• Zu erledigen
• Ablegen
• Einscannen

Das “zu erledigen”-Fach sollte offen sein. Bitte wähle hierfür keinen geschlossenen Karton, da du sonst Gefahr läufst, die Unterlagen frei nach dem Motto “aus den Auge, aus dem Sinn”, zu vergessen.

Fasse jedes Papier nur einmal an

Bevor es an die tatsächliche Organisation geht, möchte ich dir zunächst nahe legen, jedes Papier - egal ob Bastelei, Rechnung oder Brief - nur einmal in die Hand zu nehmen. Nur so wirst du Papierberge vermeiden können. Fang gar nicht erst damit an, dir zu sagen “nicht jetzt, da kümmere ich mich später drum”. Nein, tu es jetzt und entscheide sofort, was mit diesem Stück Papier passiert.

Papiere organisieren - so geht’s

Jetzt wo du ein System hast, kannst du endlich anfangen, den Papieren den Kampf anzusagen. Denke daran, jedes Papier nur einmal in die Hand zu nehmen und sofort zu entscheiden, was damit passiert:

wegwerfen

Alle Papiere, die du nicht brauchst, gehören in den Papiermüll. Das können zum Beispiel Rechnungen die du nicht mehr aufbewahren musst oder auch Werbepost, Kataloge oder Zeitschriften sein, die du nicht liest. Unterlagen mit sensiblen Informationen (dazu gehören auch CDs), kannst du durch einen Akten-Schredder* jagen. Auch Bilder der Kinder solltest du nicht in Massen horten, sondern bei Zeiten wegwerfen. Waaaaasss? Kinderbilder? Ja, sei bitte auch hier streng und behalte wirklich nur außergewöhnliche Kunstwerke. Unser Zweijähriger bittet uns jeden Tag darum, ihm Dinos zu zeichnen (ich kann inzwischen im Schlaf einen T-Rex zeichnen), die er noch weiter bemalt und mit bunten Stempeln versieht. Würden wir alle Kunstwerke behalten, hätten wir inzwischen bestimmt über 100 Blätter mit Dinos, die alle irgendwie gleich aussehen. Die logische Konsequenz: Weg damit. Es werden so viele Zeichnungen nachproduziert, dass du nicht alle behalten kannst. Wir behalten nur außergewöhnlich schöne Malereien, beschriften diese mit Datum und legen sie ab.

zu erledigen

In diesem (offenen) Fach sammelst du alle Unterlagen, die eine Aktion erfordern. Also zum Beispiel:

• zu bezahlende Rechnungen
• zu beantwortende Korrespondenz
• Telefonate die geführt werden müssen
• zu vereinbarende Termine
• Deadlines die eingehalten werden müssen

Arbeite nun nach und nach die zu erledigenden Aufgaben ab. Noch ein Tipp: Wenn die  Aufgabe weniger als zwei Minuten dauert, dann erledige sie sofort.

Ablegen

In dieses Fach kommen alle Unterlagen, die du ablegen musst, wie zum Beispiel

• Gehaltsscheine
• Rentenunterlagen
• bezahlte Rechnungen mit Garantieanspruch
• Verträge

Einscannen

Zum Thema digitale Papierablage kommt noch ein ausführlicher Blogpost, da dies ansonsten den Rahmen sprengen würde. Auch wenn du bislang noch keine Papiere eingescannt hast, möchte ich dir empfehlen, Unterlagen, die nicht in Papierform abgelegt werden müssen, digital abzulegen. Das kommt bei mir ins Fach "Einscannen":

• Rechnungen
• Garantien
• Quittungen
• Bankunterlagen (außer Verträge)
• Steuerunterlagen

Beispielablauf

Der besseren Verständlichkeit halber zeige ich dir hier mal einen Beispielablauf:

1. Brief sofort öffnen und Umschlag in den Papiermüll werfen
2. entscheiden, ob der Brief
   a) auch in den Müll kann (z. B. Werbebrief)
   b) etwas zu erledigen ist (Fach To-Do)
   c) er ohne Aktion abgelegt werden kann (Fach "Ablegen")
   d) er eingescannt werden soll (Fach "Einscannen") 
3. Wenn der Brief eine Aktion erfordert, die du in unter zwei Minuten erledigen kannst, dann tu dies sofort

Halte die Routine am Laufen

Jetzt wo du ein System eingerichtet hast und weißt, wo deine Unterlagen hinkommen bzw. was du damit zu tun hast, heißt es dranbleiben. Einen ersten guten Schritt machst du, indem du deine Papiere nur einmal in die Hand nimmst und sofort entscheidest, was damit zu tun ist. Im nächsten Schritt solltest du eine halbe Stunde pro Woche einplanen, um deine Aufgaben abzuarbeiten bzw. Unterlagen abzulegen/einzuscannen. 

Das befreiende Gefühl des organisiert seins

Papierberge können Stress auslösen. Im ersten Jahr mit Baby habe ich viel zu häufig Dokumente und Unterlagen suchen müssen. Dadurch habe ich wertvolle Zeit verschwendet, in der ich mich lieber hätte ausruhen sollen, um ein wenig Kraft zu tanken. Meine Unorganisiertheit hat mich nicht nur Zeit, sondern auch Geld gekostet, da ich Quittungen nicht bei der Krankenkasse eingereicht habe, Deadlines verschwitzt habe und teilweise Dokumente neu beschaffen musste. Es hat mehrere Monate gedauert, bis ich mich durch meine Papierberge durchgewühlt habe. Jetzt bin ich einfach nur happy mit meinem System. 

In der nächsten Woche geht ein weiterer Blogpost aus meiner Serie "Papiere organisieren leicht gemacht" online. Es wird um Aufbewahrungsfristen gehen. Trag dich gerne in meinen Newsletter ein, um keinen Blogpost aus meiner Reihe zu verpassen.