Produktiv als Mama. Wie ich jeden Tag meine Aufgaben schaffe und trotzdem Zeit für mich finde.

Welcher Typ Mensch bist du? Die Perfektionistin, die jede Gelegenheit nutzt, um produktiv zu sein? Oder die Aufschieberin, die - statt anzufangen - erstmal eine Folge ihrer Lieblingsserie guckt? Ich zähle mich selber zum zweiten Typus. Ich bin keine geborene Macherin, sondern musste lernen, wie ich meine Produktivität hoch halte. Das gelingt mir inzwischen ganz gut, weil ich mir ein System geschaffen habe, mit dem ich mich selber überliste. Diese Technik habe ich während meines Studiums entwickelt, wo vieles verlockender war, als zu lernen. Als Mutter haben sich meine Bedürfnisse und Anforderungen natürlich geändert. Statt zwischen einer Party und einem Wochenendtrip zu wählen, geht es inzwischen darum, nicht in Wäschebergen zu versinken.

Bevor alle aufschreien: Natürlich gibt es bei uns Gammeltage, an denen wir nichts machen. Allerdings bemühe ich mich, dass diese nicht überhand nehmen, da ich am nächsten Tag doppelt so hart arbeiten muss, um die versäumte Zeit aufzuholen. Ich halte es daher gemäß der Methode: Work smarter, not harder. Bedeutet, dass ich durch gute Planung jeden Tag nur eine bestimmte Zeit für zu erledigende Aufgaben aufwende. In dieser Zeit muss ich alles schaffen. Mit dieser Methode schaffe ich mir Freiräume für Dinge, die mir gut tun. Ein wesentlicher Bestandteil meiner Planung ist meine Freizeit. Ja, richtig verstanden: Ich plane mir bewusst freie Zeiten ein, in denen ich nur Dinge für mich tue, wie lesen oder Sport machen. Würde ich mir diese Zeit nicht nehmen, wäre ich ein sehr übellauniges Muttertier.

Um alle Aufgaben unter einen Hut zu bekommen, muss ich effizient arbeiten, denn: Nächtelanges durcharbeiten oder hardcore Putz- und Aufräumaktionen an den Wochenenden sind mit Kind nicht drin – dafür reicht weder meine Zeit noch mein Energielevel aus. Für mich hat sich eine Kombination aus drei Techniken bewährt, die ich über die Jahre an meine Bedürfnisse angepasst habe. Diese Methoden sind vielfältig anwendbar. Egal ob du von zu Hause aus arbeitest, einen langen Fahrweg hast oder deine Kinder selbst betreust – du brauchst in jedem Fall Struktur, um Zeit für dich freizuschaufeln und durchatmen zu können. Und glaube mir: Das Gefühl, permanent in Aktion zu sein und dennoch zu wenig geschafft zu haben, führt dich über kurz oder lang in die totale Erschöpfung.

Ich bin ehrlich: Ich würde immer wieder in den Aufschiebe-Modus zurückfallen, wenn ich mein Ziel nicht so klar vor Augen hätte. Und nein, mein Ziel ist kein perfekter Haushalt. Ich möchte eine zufriedene und glückliche Mutter sein, die sich genug Zeit für sich selber nimmt. Dieses Ziel erreiche ich mit folgendem System:

1. Aufgaben erfassen und priorisieren

Im ersten Schritt kommen meine heiß geliebten Listen ins Spiel: Ich befreie meinen Kopf, indem ich zunächst alle Aufgaben, die mir einfallen, in eine allgemeine Masterliste eintrage. Wenn du es mir gleich tust, wirst du merken, wie gut es tut, nicht mehr den Druck zu verspüren, an tausend Dinge denken zu müssen. Deine Liste denkt jetzt für dich mit. Ich schaue mir nun die Aufgaben an und unterteile alle „großen“ Aufgaben in kleine Teilaufgaben, die schnell zu erledigen sind. Damit lege ich den Grundstein für Schritt zwei.

Jetzt priorisiere ich die Aufgaben. Dafür markiere ich alle wichtigen Aufgaben in Rot, alle mittelfristigen Aufgaben in Gelb und alle weniger wichtigen in Grün. Mit dieser Technik mache ich mir zunächst einen Überblick über die Aufgaben und jeweiligen Prioritäten. Damit habe ich meiner Meinung nach den wichtigsten Schritt zu einem produktiven Arbeiten gemacht. Hier findest du einen ausführlichen Blogpost zu meiner Methode, die sich Braindumping nennt.

Die nächste Hürde liegt darin, die Aufgaben erledigt zu bekommen. Hierfür habe ich während meines Studiums zwei geniale Produktivitätstechniken kennengelernt. Noch heute nutze ich diese Vorgehensweisen, da sie zu mir und meinem Familienleben einfach am besten passen.

2. Aufgaben bündeln

Ich schaue mir jeden Abend meine To-Do-Liste an und plane den kommenden Tag mit den Vorlagen aus diesem Produktivitätsplaner. Dafür bündele ich zuerst die Aufgaben nach Gleichartigkeit. Diese Aufgaben arbeite ich dann am Stück nacheinander ab. Meist kostet nämlich das Vor- und Nachbereiten mehr Zeit als die Aufgabe selber. Wenn ich die Aufgaben bündele und am Stück abarbeite, erhöhe ich zwar die reine (Arbeits-)Zeit, die Vor- und Nachbereitung bleibt aber dieselbe. Also habe ich im Enddefekt Zeit gespart, da ich mir z. B. mehrfaches Heraussuchen von Unterlagen etc. erspare und mental in der Aufgabe drin bin. Wichtig ist, konzentriert und ohne Unterbrechungen zu arbeiten. Hier ein paar Beispiele:

Büroarbeit

Ich beginne meinen Arbeitstag gegen 7 Uhr und nutze die Morgenstunden, um an Aufgaben zu arbeiten, bei denen ich nicht gestört werden möchte, wie z.B: (Werbe)Texte schreiben, komplizierte Excel-Listen erstellen oder Projekte auswerten. Ab 8.30 trudeln so langsam meine Kollegen ein und erst dann öffne ich mein E-Mail-Postfach, um Mails zu checken und zu beantworten. Bis zur Mittagspause nehme ich Termine wahr und/oder widme mich den laufenden Tagesaufgaben. Ich versuche nach Möglichkeit, alle Arbeiten am Stück zu erledigen. Wenn ich z.B. ein Foto bearbeiten muss, gucke ich nach, ob noch weitere Fotobearbeitungen auf meiner To-Do-Liste stehen, da ich eh schon mit dem Programm arbeite.

Haushalt

Beim Aufräumen gehe ich genauso vor, d.h. ich gehe nicht Raum für Raum vor, sondern bündele alle gleichartigen Aufgaben. Das sieht in etwa so aus:

• Durch die Wohnung flitzen und die Zimmer aufräumen
• Oberflächen sauber machen – erst die feuchten, dann die trockenen
• Böden saugen, dann wischen

Beim Kochen mache ich es ähnlich. Wenn ich eine Bolognese koche, dann gleich die doppelte Menge. Ich friere die Reste ein, um in der Woche darauf, z. B. eine Lasagne daraus zu machen.

Außer Haus Besorgungen

Wenn ich Dinge außer Haus zu erledigen habe, prüfe ich anhand meiner To-Do-Liste, welche Aufgaben ich in welcher Reihenfolge am sinnvollsten kombiniere. Wenn ich einen Arzttermin habe, plane ich weitere Erledigungen in logischer Reihenfolge mit ein: Zum Beispiel fahre ich erst zur Post, dann tanken, nehme anschließend den Arzttermin wahr und gehe zum Schluß noch einkaufen. Damit nutze ich meine Zeit am effizientesten und spare Benzin, da ich nicht sinnlos hin und her fahre.

Beauty-Stunde

Da die Zeit für meine eigene Schönheit limitiert ist, nutze ich auch diese optimal. Zuerst mache ich mir eine Mani- und Pediküre, lege mir eine Maske auf, lackiere dann die Finger- und Zehennägel und mache anschließend für 15 Minuten die Augen zu während die Nägel in Ruhe trocknen. So habe ich das meiste rausgeholt und gleichzeitig bei einer kleinen Pause meine Batterien wieder aufgeladen.

Mit dem Schreiben einer Aufgabenliste und dem Bündeln von Aufgaben schaffe ich am meisten. Das sind meine zwei bewährten Methoden, ohne die bei mir nichts mehr geht. Sobald sich der Schlendrian einschleicht, schaffe ich gefühlt gar nichts mehr. In sehr stressigen Zeiten nutze ich noch eine weitere Methode, die auf den ersten Blick sehr streng und dogmatisch klingen mag. Ist sie aber nicht. Sie bietet mir tatsächlich die Möglichkeit, noch mehr aus meiner Zeit rauszuholen.

3. Zeit blocken

Diese Technik ist einfach erklärt: Man nimmt die To-Do-Liste sowie gebündelten Aufgaben und ordnet diese einer bestimmten Tageszeit zu. Dabei verplant man den Tag Stunde für Stunde. Als ich zum ersten Mal von dieser Technik gehört habe, dachte ich, es wäre unmöglich, den gesamten Tag zu verplanen. Doch das Gegenteil trat ein: Ich war so produktiv wie nie zuvor und habe mich glücklich und befreit gefühlt.

Das geht mit dem iPhone oder dieser Time Blocking Vorlage. 

Im Rahmen dieser Methode plane ich übrigens nicht nur zu erledigendes ein, sondern auch Freizeit und Pausen. Du solltest nämlich regelmäßige Pausen einlegen, um produktiv zu bleiben und längere Zeit am Stück an einem Block arbeiten zu können. Deine Zeit zu blocken hat einen entscheidenden Vorteil: Du kannst einfach loslegen und dich ausschließlich auf die Erledigung der Aufgaben konzentrieren, denn die Entscheidung, welche Aufgabe zu erledigen ist, hast du bereits am Vorabend getroffen. Diese Technik setzt voraus, dass du den Zeitaufwand pro Aufgabe grob einschätzen kannst. Wenn du schneller fertig bist: Umso besser, nutze die Zeit für dich. Wenn du nicht fertig wirst, schau, dass du die Prio 1 im Auge behältst und streiche lieber eine niedriger priorisierte Aufgabe. Es erfordert einiges an Übung, bis man diese Technik auf die eigenen Bedürfnisse angepasst hat, aber dann funktioniert sie super.

Ich orientiere mich dabei an der Methode „Eat the frog“, heißt ich esse den dicken Frosch zuerst, indem ich die nervigste, schwierigste Aufgabe gleich morgens erledige. Dann habe ich den Rest des Tages den Kopf frei für andere Dinge. Wenn du unliebsame Aufgaben vor dir her schiebst, hast du sie immer im Hinterkopf, was dich und deine Produktivität hemmt.

Fazit

Ohne Struktur und Plan keine Produktivität. Wenn du Aufgaben vor dir her schiebst, bestrafst du dich selber, da keine Zeit für dich übrig bleib. Finde eine Methode mit der du dich organisiert bekommst. Es gibt so viele verschiedene Möglichkeiten, sowohl digital als auch analog, die zu dir und deinem Familienleben passen können. Ich habe verschiedene Techniken ausprobiert und bin schließlich bei diesem Produktivitätsplaner hängengeblieben. Damit macht es mir riesigen Spaß, organisiert zu sein und ich kann es mir anders gar nicht mehr vorstellen.