Stapeln sich bei dir Zuhause die Papiere, türmen sich Unterlagen auf deinem Schreibtisch oder quellen aus Schubladen raus? Keine Panik, ich zeige dir, wie du das Papierchaos in den Griff bekommst. Dazu gehört eine große Ausmist-Aktion sowie ein System für Papiere. Doch bevor wir diese Mammut-Aufgabe angehen, ist es wichtig, die Aufbewahrungsfristen der Unterlagen zu kennen. Denn das ist die Grundlage, wenn du vor der Frage stehst: Behalten oder wegwerfen?
Für Privatpersonen (die weniger als 500.000 Euro im Jahr verdienen) gibt es einige gesetzlich vorgeschriebene Fristen, die zwingend eingehalten werden müssen sowie viele Empfehlungen, die meiner Meinung nach ebenso dringend eingehalten werden sollten. Denn auch Privatpersonen müssen in bestimmten Fällen (z. B. im Streitfall) Unterlagen vorlegen können. Verträge, Steuerunterlagen oder Bankunterlagen sind nur einige Beispiele dafür. In der Regel beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg erstellt wurde.
Achtung: Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung, sondern gibt einen kompakten Überblick über Aufbewahrungsfristen. Ich bin weder Anwältin, noch Notarin oder Steuerberaterin. Wende dich im Zweifel bitte immer an den/die jeweilige(n) Fachmann/frau.
Aufbewahrungsfristen im Überblick
2 Jahre
- Handwerkerrechnungen (zur Geltendmachung von Gewährleistungsansprüchen) unterliegen einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von 2 Jahren (die Empfehlung liegt allerdings bei 5 Jahren). Darunter fallen alle steuerpflichtigen Leistungen im Haus sowie auf dem Grundstück. Das gilt sowohl für Mieter als auch Eigentümer der Immobilie (Stichwort: Schwarzarbeit)
- Quittungen bzw. Kaufbelege (gesetzliche Gewährleistung liegt bei 2 Jahren)
Kaufbelege von teuren Anschaffungen sollten allerdings solange aufbewahrt werden, wie sich die Anschaffung im Besitz befindet (z.B. zum Nachweis für die Hausratversicherung im Schadensfall)
3 Jahre
- Mietverträge nach Beendigung des Mietverhältnisses, sowie Kautionsquittungen und Übergabeprotokolle
- Für viele Rechnungen (z. B. Arzt- oder Rechtsanwaltsrechnungen) gilt eine gesetzliche Verjährungsfrist von drei Jahren. Falls du Rechnungen bei der Steuer einreichst, archiviere die Rechnungen solange, bis die Steuer “durch” ist.
4 Jahre
- Bankunterlagen wie Kontoauszüge oder Überweisungen
5 Jahre
- Handwerkerrechnungen bei baulichen Veränderungen an Gebäuden, z.B. planerische Leistungen, Handwerks- und Renovierungsarbeiten, sämtliche Bauleistungen (hier beträgt die Gewährleistungspflicht der Handwerker fünf Jahre)
6 Jahre
- Steuerunterlagen wie Einkommenssteuerbescheide und Kontoauszüge (Pflicht bei Einkünften über 500.000 Euro im Kalenderjahr; Empfehlung auch für “Normalverdiener”)
30 Jahre
- Gerichtsurteile
- gerichtliche Mahnbescheide
- Prozessakten
- Unterlagen zur Pfändung, Privatinsolvenz oder Krediten
Für die gesamte Gebrauchsdauer
- Kaufbelege von teuren Anschaffungen als Nachweis für die Hausratversicherung (z.B. Möbel, Elektronik, Schmuck)
- Kreditunterlagen über die gesamte Laufzeit
- Versicherungsunterlagen so lange wie die Versicherung läuft (Verträge, Änderungen, Statusberichte)
- Alle Rechnungen zum Haus- oder Wohnungskauf (helfen im Falle eines Verkaufes, den Wert des Hauses festzustellen)
Bis zur Klärung des Rentenkontos
- Arbeitsverträge
- Arbeitszeugnisse
- Ausbildungszeugnisse
- Gehalts- bzw. Einkommensnachweise
- Hochschulzeugnisse
- Immatrikulationsbescheinigungen
- Jahressteuerbescheinigungen
- Kündigungen
- Schulbescheinigungen
- Schulzeugnisse
- Sozialversicherungsnachweise (auch Meldungen zur Sozialversicherung)
Ein Leben lang
- Ärztliche Gutachten (auch Röntgen-, MRT- und CT-Bilder)
- Eigentumsnachweis über Immobilien
- Familienstammbuch
- Geburtsurkunden
- Heiratsurkunden
- Patientenverfügungen
- Scheidungsurkunden
- Staatsbürgerschaftsnachweise
- Sterbeurkunden von Angehörigen
- Taufscheine
- Testamente
- Vollmachten
- Wohneigent
Warum du Aufbewahrungsfristen immer einhalten solltest
Auch wenn es nur wenig gesetzlich vorgegebene Aufbewahrungsfristen gibt, so sollten die Empfehlungen trotzdem eingehalten werden, weil es zu erheblichen finanziellen Einbußen kommen kann, wenn Unterlagen fehlen. Manche Unterlagen lassen sich auch nur sehr schwer beschaffen, zum Beispiel Gehaltsnachweise, wenn Unternehmen nicht mehr existieren. Außerdem spart es Zeit, wenn man Unterlagen nicht hinterherlaufen muss.